Encerramento de conta e eliminação de dados
Como um administrador da organização encerra uma conta da WASViking, o que acontece durante a janela reversível de 60 dias, o que é eliminado, o que é mantido e por quê, e como a eliminação é evidenciada.
A WASViking® permite que a organização encerre a própria conta pelo portal, sem abrir um chamado de suporte, e elimina os dados da organização dos nossos sistemas ativos ao final de uma janela reversível. Esta página descreve o procedimento como ele roda em produção, os registros que sobrevivem a ele porque a lei os exige e a evidência que você recebe quando ele termina. Ela se aplica a organizações que contratam a WASViking diretamente. Se a sua conta é provisionada e gerenciada por um parceiro da WASViking, o encerramento é tratado por meio do seu provedor.
Quem pode encerrar a conta
Encerrar a conta é uma operação protegida. Ela é habilitada por um administrador da organização que também detém autoridade sobre a cobrança e tem um endereço de e-mail verificado. Essa pessoa habilita a autoridade de encerramento para a organização com um código de um aplicativo autenticador, e só então a opção de iniciar o encerramento aparece. Membros sem esses papéis veem uma explicação de quem pode habilitá-la e podem escrever para [email protected] a partir do endereço do responsável pela conta se precisarem de ajuda.
Antes de começar
Exporte o que você precisa. Durante a janela reversível o portal continua disponível para leitura e exportação (relatórios, downloads em CSV), e você pode pedir à nossa equipe uma exportação completa, mas depois que a janela se fecha os dados deixam de existir.
Como encerrar a conta
O procedimento inteiro roda a partir de uma única página do portal, User > Privacy & Data. O topo da página reapresenta o que mantemos sobre a sua organização e como exercer os seus direitos de privacidade; o card Close organization account (encerrar a conta da organização), na parte de baixo, é onde você habilita e inicia o encerramento, e onde fica a ação de cancelamento durante a janela reversível.
User > Privacy & Data. Este administrador ainda não configurou um aplicativo autenticador, então o card aponta primeiro para as configurações da conta; depois de configurado, o mesmo card mostra Enable closure authority.
- Faça login e abra User > Privacy & Data.
- Em Close organization account, selecione Enable closure authority (habilitar a autoridade de encerramento) e confirme com o código do seu aplicativo autenticador. Nada é encerrado neste passo; ele apenas torna o próximo disponível. Se o seu aplicativo autenticador ainda não estiver configurado, a página leva você primeiro às configurações da sua conta.
- Selecione Start account closure, depois Verify my identity e informe o código do seu aplicativo autenticador.
- Informe o código de confirmação de 8 dígitos que enviamos por e-mail (ele expira em 10 minutos e funciona uma única vez) e selecione Confirm account closure.
A página mostra uma referência de encerramento. Guarde-a: toda mensagem sobre este encerramento a cita, e o suporte a usa para localizar o registro.
O que acontece imediatamente
Assim que o encerramento é confirmado, a organização é suspensa:
- todas as sessões abertas são desconectadas;
- as chaves de API e os agentes Sentinel são desativados;
- a assinatura deixa de ser renovada (nenhuma nova renovação é cobrada);
- toda escrita no portal é bloqueada. A leitura e a exportação continuam disponíveis, e a página Privacy & Data mantém a ação de cancelamento.
Você recebe um e-mail de confirmação com a data a partir da qual a eliminação começa.
A janela reversível de 60 dias
Você tem 60 dias a partir da confirmação para mudar de ideia. Três dias antes do fim da janela enviamos um último lembrete. Para manter a conta, abra Privacy & Data e selecione Cancel this closure (cancelar este encerramento); o cancelamento exige a mesma verificação usada para fazer a solicitação (código do autenticador e código enviado por e-mail). Quando um encerramento é cancelado, a suspensão da organização é removida, a renovação da assinatura é restabelecida e você recebe um e-mail de confirmação do cancelamento. Nada foi excluído durante a janela, então a conta é retomada com todos os seus dados.
Se ninguém com autoridade de encerramento conseguir fazer login durante a janela (senha perdida, autenticador perdido), vale a recuperação de conta habitual: redefinição de senha pela página de login e códigos de backup do autenticador. Além disso, escreva para [email protected] a partir do endereço do responsável pela conta.
O que é eliminado
Quando a janela termina, a eliminação roda automaticamente. Ela remove os dados da organização de todos os nossos sistemas ativos: bancos de dados relacionais e de documentos, armazenamento de objetos e os arquivos gerados nos nossos hosts de scan. Na prática, isso significa alvos, scans, achados, relatórios, capturas de tela, arquivos de evidência, binários mobile enviados, certificados de agentes Sentinel, integrações, chaves de API, configurações de notificação e o restante dos dados de trabalho da organização. As contas de usuário da organização são encerradas ao mesmo tempo: credenciais de login, secrets do autenticador, sessões e histórico de login são removidos e as contas não podem mais ser usadas.
As cópias mantidas em backups criptografados expiram conforme o nosso cronograma de rotação em até 7 dias depois que os dados ativos são removidos e nunca são restauradas em produção.
O que é mantido, e por quê
Os registros que somos legalmente obrigados a manter sobrevivem à eliminação. Cada um é mantido apenas pelo período exigido, tem acesso restrito e não contém mais do que os identificadores de que a obrigação precisa.
| Registro | Por que é mantido | Por quanto tempo |
|---|---|---|
| Faturas, registros de pagamento e o registro da assinatura | Legislação tributária e contábil | 7 anos |
| Termos aceitos e as evidências de auditoria ligadas ao consentimento, à autorização para executar scans e ao próprio encerramento | Estabelecimento, exercício ou defesa de direitos em processos judiciais; prevenção a fraudes (GDPR Art. 17(3), LGPD Art. 16) | 5 anos |
| A solicitação de encerramento, o manifesto de exclusão e o certificado de eliminação | Prova de que a eliminação foi solicitada, verificada e concluída | 5 anos |
| Um registro mínimo de identificador da organização | Âncora para os registros acima; congelado permanentemente, nunca reutilizável | Enquanto os registros acima existirem |
Nada mais é retido.
O registro de conclusão
Quando a eliminação termina, a pessoa que solicitou o encerramento recebe um e-mail de conclusão com a referência de encerramento, o horário da conclusão (UTC) e o número de registros removidos nos nossos sistemas ativos. Por trás dessa mensagem, a WASViking mantém um certificado de eliminação assinado: um registro determinístico do que foi excluído em cada sistema de armazenamento, do que foi retido e com qual base legal, selado com hashes para que possa ser verificado depois. Se você precisar do certificado para uma auditoria, ou do reenvio do registro de conclusão a um endereço verificado, escreva para [email protected] citando a referência de encerramento.
Voltando mais tarde
Durante a janela, cancele o encerramento e continue como antes. Depois da eliminação não há reativação da mesma organização: os dados dela não existem mais e o registro da sua eliminação é definitivo. Uma empresa que queira usar a WASViking de novo se cadastra como um novo cliente, com uma nova organização e novos consentimentos. Os endereços de e-mail dos antigos usuários ficam livres para serem usados novamente.
Outras solicitações de privacidade
Solicitações de acesso, correção, portabilidade e exclusão que não sejam um encerramento de conta são tratadas pela nossa equipe de privacidade. Escreva para [email protected] a partir do endereço cadastrado. As solicitações são respondidas em até um mês nos termos do GDPR (Artigo 12), e as solicitações de acesso em até 15 dias nos termos da LGPD (Artigo 19). Os compromissos por trás desta página estão declarados na Política de Privacidade e no Acordo de Tratamento de Dados no Trust Center.